Acta Safe

Potřebujete nástroj pro správu právních kauz, klientů a evidenci související dokumentace? Chcete sledovat termíny, evidovat úkoly a činnosti a na základě nich fakturovat?

Acta Safe je softwarové řešení pro právní kanceláře, které spojuje principy projektového managementu s nástroji pro správu dokumentů.

Zajišťuje přehlednou správu kauz spolu s evidencí všech souvisejících informací a obsahuje nástroje pro vytváření podkladů pro fakturaci na základě vykázaných činností.

Umožní vám jednoduše řídit pracovní týmy a plánovat jejich vytížení.

10 důvodů pro Acta Safe

  • Přehledné řízení celého životního cyklu kauzy
  • Rychlý přístup k informacím o klientech a spisech
  • Evidence prací prostřednictvím požadavků a činností
  • Nástroje pro evidenci klientů a ostatních kontaktních údajů
  • Hlídání termínů a lhůt
  • Manažerské nástroje pro řízení týmů
  • Nástroje pro fakturaci
  • Intuitivní uživatelské rozhraní přístupné prostřednictvím internetového prohlížeče
  • Soustředění všech informací do jednoho systému
  • Rozšiřitelnost o další agendy

Hlavní funkcionality

i

Spisy

Spis se vztahuje k příslušnému klientovi a eviduje veškeré informace, které se týkají jednotlivých kauz.

Podrobnosti

K dispozici jsou dva typy spisů:

  • spis konkrétní právní kauzy
  • generální spis, který obsahuje jakékoliv informace týkající se klienta

V každém spisu lze evidovat tyto údaje:

  • související spisy
  • informace týkající se klienta
  • informace týkající se protistrany
  • klíčová slova
  • použitou literaturu
  • dokumenty
  • termíny, lhůty a události
  • výdaje (cestovné, zálohy a ostatní výdaje), které jsou fakturovány klientovi
  • hodnocení práce členů týmu
  • pracovní požadavky

Další důležité funkcionality

  • Automatické generování spisové značky.
  • Zatřídění spisů do rejstříku včetně generování zkratky rejstříku do spisové značky.
  • Evidence více než jednoho klienta nebo protistrany.
  • Věcná klasifikace prostřednictvím klíčových slov.
  • Automatický výpočet lhůt procesních opravných prostředků k dokumentům a spisům (pokrývá jak civilní a trestní rozhodnutí soudu, tak i správní soudnictví).
  • Sledování nastavených interních termínů.
  • Možnost nastavení automatického upozornění prostřednictvím aplikace MS Outlook před blížící se lhůtou procesního opraveného prostředku nebo jiného termínu.
  • Evidence zapůjčení papírové předlohy spisu.

Pracovní týmy

Každý spis má svůj pracovní tým. Pracovní tým lze upravit i po vytvoření spisu. Vedoucí pracovník může evidovat hodnocení jednotlivých členů týmu a sledovat jejich vytížení.

Podrobnosti

Dle pracovního zařazení mají jeho členové odstupňována práva na zobrazení v něm evidovaných dokumentů a informací.

Členové týmu jsou evidováni prostřednictvím karet uživatelů. Na kartě je uveden seznam požadavků, hodnocení a spisů, za které je uživatel odpovědný.

Úkolování a vykazování prací

Práci, která se vztahuje k příslušnému spisu, lze zadávat prostřednictvím požadavků na jednotlivé členy týmu. Úkolovaní uživatelé vykáží splnění požadavků jako činnosti.

Podrobnosti

Vykázané činnosti slouží jako podklad pro fakturaci klientům za příslušný spis a období.

U každé činnosti lze vedle odpracovaných hodin definovat také sazbu, která se přebírá ze sazebníku nastaveného u klienta.

Činnosti a požadavky mají tyto vlastnosti:

  • splněný požadavek může zadavatel znovu otevřít
  • činnosti lze evidovat i bez požadavků
  • možnost porovnání odhadované pracnosti na požadavek, vykázaných činností a toho, co je fakturováno klientům

Fakturace

Na základě činností a dalších položek evidovaných u jednotlivých spisů lze pro každého klienta vystavovat faktury.

Podrobnosti

K dispozici jsou tyto funkcionality:

  • přehled klientů
  • automatické vytvoření návrhu faktury za dané období z činností a nákladů evidovaných u spisu
  • manuální tvorba řádků faktury
  • převod faktury do formátu PDF
  • sazby za činnosti jsou definovány zvlášť pro každého klienta

Správa kontaktů

Klienti a další subjekty (protistrany, advokáti protistran) jsou evidováni prostřednictvím adresáře.

Podrobnosti

Lze rovněž evidovat skupiny kontaktů (např. manželský pár).

Každý záznam v adresáři může obsahovat tyto údaje:

  • informace o typu záznamu (klient, protistrana apod.)
  • kontaktní informace
  • informace o sazbách
  • seznam souvisejících spisů
  • seznam požadavků a vykazovaných činností
  • seznam dokumentů
  • seznam vystavených faktur

Údaje o sazbách jsou použity při fakturaci za jednotlivé spisy.

Hlídání termínů, lhůt a událostí

U spisu a dokumentů v něm zařazených lze nastavit hlídání termínů, událostí a lhůt, včetně lhůt procesních opravných prostředků.

Podrobnosti

Hlídání termínů lze použít např. při doručení dokumentu typu rozhodnutí či usnesení.

Pro každý termín či lhůtu lze vytvořit událost v aplikaci MS Outlook.

Odkazy na jednotlivé termíny, lhůty a události jsou uvedeny na detailu dokumentu a spisu, s nimiž souvisí. Přehled všech termínů, lhůt a událostí je uveden na hlavní stránce systému.

Katalog literatury

Katalog literatury slouží slouží k evidenci papírových knih, článků, periodik atd. včetně odkazů na elektronické zdroje, naskenované dokumenty.

Podrobnosti

Prostřednictvím katalogu literatury lze evidovat papírové knihy, články, periodika atd. spolu s odkazy na elektronické zdroje, naskenované dokumenty apod.

Na záznamy v katalogu můžete poté odkazovat u dokumentů evidovaných ve spisu a získat tak rychlý přístup k věcným podkladům při řešení dané problematiky.

n

Správa dokumentů

Acta Safe je provozován na platfomě pro správu dokumentů. Obsahuje tak řadu funkcí standardních pro systému DMS.

Podrobnosti

Acta Safe využívá platformu Safe, kterou využíváme pro vývoj řešení pro správu dokumentů. Již v základu tak poskytuje řadu nástrojů běžných pro systémy DMS nebo ECM.

Mezi základní patří např. tyto funkce:

  • Silné nástroje pro vyhledávání.
  • Ukládání souborů v různých formátech a manipulace s nimi.
  • Skenování.
  • Verzování.
  • Vytváření jednotivých typů dokumentů na základě předdefinovaných šablon.

Datové schránky

Acta Safe lze doplnit o konektor pro datové schránky a zajistit tak oboustrannou komunikaci se systémem ISDS.

Ukládání e-mailů

Vedle standardních dokumentů lze do systému ukládat také e-mailové zprávy.

Podrobnosti

Acta Safe podporuje ukládání a zpracování e-mailových zpráv. Zprávy lze stahovat prostřednictvím protokolu POP3 nebo ze serveru MS Exchange.

K dispozici jsou tyto funkcionality:

  • Ukládání e-mailových zpráv ze serveru MS Exchange
  • Obnova zpráv na serveru MS Exchange z kopií uložených v systému
  • Ukládání e-mailových zpráv prostřednictvím protokolu POP3
  • Nastavení vytěžovaných složek a domén
/

Integrace

Acta Safe je připraven na integraci s účetními a ekonomickými systémy.

Podrobnosti

Protože již dnes každá společnost používá speciální ekonomický a účetní software, obsahuje Acta Safe pouze nástroje zajištění fakturace.

Integrace se stávajícími systémy organizace je zajištěna standardními cestami (webové služby, XML).