Datové schránky

SAFE Datové schránky

Potřebujete zpracovávat dokumenty doručené prostřednictvím datových schránek? Hledáte způsob, jak datové schránky propojit se stávajícími procesy? SAFE datové schránky představuje elegantní řešení vašich potřeb.

Co vám přinesou datové schránky?

Datové schránky - Acta Safe - řešení pro advokátní kanceláře
Zavedení datové schránky znamená pro organizace (právnické osoby) nový povinný komunikační kanál při styku s orgány státní moci (a dalšími subjekty vyjmenovanými v zákoně). Od poloviny roku 2010 se otevírají další možnosti, kdy bude systém ISDS rovněž možné použít pro komunikaci mezi podniky.

Datové schránky s sebou přinášejí usnadnění komunikace, ale na druhé straně rovněž zvýšené nároky na informační infrastrukturu. Dokumenty doručované jako datové zprávy je, z důvodů devadesáti denní lhůty smazání od obdržení, třeba dlouhodobě ukládat a zpracovávat nejen s ohledem na lhůtu vyřízení datové zprávy, v řadě případů danou směrnicemi, zákony či vyhláškami. V rámci běžných firemních procesů je pak třeba tyto dokumenty distribuovat pověřeným osobám, které je vyřídí apod.

Naše řešení pro datové schránky postavené na platformě SAFE se stará nejen o vše uvedené, ale poskytuje další nadstavbové služby nad datovými schránkami a plně se integruje do stávajících procesů a informačních systémů organizace.

 

SAFE Datové schránky

SAFE Datové schránky zajišťuje ukládání a zpracování datových zpráv na platformě SAFE. Obsahuje standardní funkcionality spisové služby a umožňuje řídit distribuci přijaté datové zprávy a v ní uložených dokumentů uvnitř organizace včetně sledování stavu a lhůt jejich vyřízení. Nabízí tyto vlastnosti:

  • příjem a odesílání datových zpráv spolu se sledováním stavu doručení
  • distribuce přijatých datových zpráv v organizaci
  • hlídání lhůty pro vyřízení datové zprávy a automatické upozorňování na její vypršení
  • nástroje pro kontrolu zpracování datových schránek a datových zpráv
  • prohlížení a vyhledávání datových zpráv uložených v systému
  • dlouhodobé, bezpečné uložení datových zpráv i po jejich smazání ze schránky po devadesáti dnech
  • přehled datových zpráv k danému subjektu, evidovaného v adresáři
  • vyhledávání datových schránek adresátů
  • uložení nových adresátů při příjmu zpráv z datové schránky
  • lze rozšířit o podepisování souborů ve formátu PDF

Propojte datové schránky s firemními procesy

SAFE Datové schránky lze rozšířit na kompletní evidenci příchozí a odchozí pošty. Tuto vstupní evidenci můžete následně propojit s dalšími řešeními v systému SAFE.

Vedle komunikace s orgány státní moci je typickým příkladem komunikace mezi podniky, kterou bude systém ISDS umožňovat od poloviny roku 2010. SAFE datové schránky či evidenci příchozí a pošty tak lze jednoduše navázat na řešení pro správu faktur, smluv či objednávek či jiných typů dokumentů, s nimiž běžně pracujete. Samozřejmostí je užší napojení na stávající systémy organizace (např. ERP).

SAFE datové schránky představuje homogenní systém, který vám pomůže s centrální správou dokumentů napříč organizací v souladu s definovanými firemními procesy a usnadní vašim zaměstnancům přístup k důležitým informacím.

Produktový list: SAFE-datove-schranky_.pdf

Případová studie: Implementace datových schránek do skupiny AXA

  • Příjem a odesílání datových zpráv a evidence stavu doručení
  • Distribuce datových zpráv v organizaci
  • Hlídaní lhůty pro vyřízení datové zprávy
  • Kontrola zpracování datových zpráv
  • Dlouhodobé uložení datových zpráv i po jejich smazání ze schránky
  • Uložení nových adresátů při přijmu zpráv
  • Možnost rozšíření o podepisování souborů ve formátu PDF
  • Možnost rozšíření na plnohodnotnou evidenci příchozí a odchozí pošty
  • Možnost integrace s dalšími řešeními v systému SAFE
  • Provázání zpracování dokumentů z datových schránek s firemními procesy
  • Dlouhodobé, bezpečné uložení zpráv i po jejich smazání ze schránky po devadesáti dnech
  • Integrace se stávajícími systémy organizace
  • Zrychlení a zjednodušení komunikace
  • Založeno na osvědčené DSM/ECM platformě SAFE
  • Možnost dalších rozšíření dle potřeb organizace
SAFE Datové schránky jsou připraveny na integraci s jednotlivými řešeními pro správu dokumentů.