Pro veřejný sektor

Archivace dokumentů, workflow, spisová služba

Organizacím ve veřejném sektoru pomáháme s efektivní správou administrativních a dokumentových agend. Přes workflow zajišťujeme rychlé zpřístupnění informací odpovědným osobám, které se podílí na rozhodování.

S čím vám naše řešení pomohou?

Naše řešení vám mohou být nasazena jednotlivě nebo být vzájemně integrována. Pomohou vám se správou následujících agend:

Evidence jednání

Řešení pokrývá správu smluvních dokumentů a zajišťuje řízení jednotlivých fází jejich životního cyklu dle interních procesů (workflow) organizace včetně dlouhodobé archivace.

LTP

Dlouhodobá ochrana digitálních záznamů pomocí nástrojů pro administraci archivu, schvalování typů formátů, pravidelnou kontrolu uložených balíčků.

Spisová služba

Elektronická spisová a archivní služba je určena pro evidenci dokumentů procházejících organizací a pro udržení jejich množství na optimálním objemu. Zahrnuje manipulaci s dokumenty od jejich doručení až po trvalé uložení v digitálním archivu nebo vyřazení a následné zničení v souladu s legislativními požadavky.

Vizuální správa budov

Řešení evidence budov v systému SAFE nabízí elegantní a moderní způsob, jak integrovat různorodá evidenční data a předložit je uživateli v aktuálním a přehledném náhledu.

Řídící dokumentace (ISO)

Řešení je zaměřeno na správu řídící dokumentace (směrnic, pracovních norem apod.) vzniklé na základě interních nebo vnějších předpisů (např. ISO normy). Zajišťuje sledování platnosti, řízení revizí dokumentů a centralizované zpřístupnění jejich platných verzí.

Digitalizace dokumentů

Systém pro podporu digitalizace SAFE optimalizuje veškeré procedury v digitalizačním workflow, šetří čas a náklady. Využijte nástroje, který díky bezešvé architektuře spojuje všechny moduly potřebné v digitalizačním workflow k digitalizaci papírových dokumentů a svazků v jeden.

Stížnosti

Řešení doplňuje standardní agendy pro státní správu a samosprávu. Umožňuje jednoduše a účelně evidovat podávané stížnosti a spravovat jejich vyřízení.

Smlouvy

Řešení pokrývá správu smluvních dokladů a zajišťuje řízení jednotlivých fází jejich životního cyklu dle interních procesů organizace.

Veřejné zakázky

Veřejné zakázkyZakázky představují rozsáhlou agendu, která se prolíná s dalšími procesy uvnitř organizace a vyžaduje přesnost a formální správnost údajů. Řešení umožňuje tuto agendu zpřehlednit, zefektivnit její řízení a tam, kde je to vhodné, ji rovněž integrovat s dalšími souvisejícími agendami.

Řešení na míru

Každé řešení vytváříme na míru – úpravou stávajících agend, jejich integrací a úpravou funkčnosti. Realizujeme rovněž vývoj zcela nových řešení dle požadavků zákazníka.

Zápisy z porad

Řešení pomáhá zjednodušit a zpřehlednit evidenci pravidelných porad a zápisů. Zajišťují správu úkolů a všech souvisejících dokumentů.

Adresář kontaktů

Řešení se zaměřuje na uložení e-mailových zpráv importovaných ze serveru MS Exchange nebo prostřednictvím protokolu POP3 a jejich další zpracování.

8 důvodů pro nasazení našich řešení

  • Zpřehlednění a urychlení rozhodování.
  • Centralizovaná správa dokumentů.
  • Zjednodušení řízení složitých agend.
  • Zajištění přesnosti a jednoznačnosti informací.
  • Rychlé nalezení potřebných dokumentů ve správný čas.
  • Odstranění časově i finančně nákladné evidence tištěných dokumentů (archivace dokumentů).
  • Prezentace informací v souvislostech.
  • Jednoznačná evidence odpovědnosti za nakládání s dokumenty a za rozhodovací procesy (workflow).