Společnost OZP úspěšně zapojila spisovou službu SAFE do pracovních procesů
OZP – Oborová zdravotní pojišťovna zaměstnanců bank, pojišťoven a stavebnictví v minulých měsících přecházela na Spisovou službu SAFE od společnosti AiP Safe.
Řídící výbor hodnotí projekt kladně
Po třech měsících provozu je Spisová služba SAFE úspěšně používána napříč celou organizací a systém plynule běží. Vedení OZP na posledním řídícím výboru vyjádřilo spokojenost se stavem, ve kterém se nachází projekt Spisové služby; průběh zavedení systému hodnotí jako bezproblémový.
Spisová služba podle Národního standardu
OZP je organizací, která je povinna evidovat podání a odpovědi přes spisovou službu ve smyslu zákona č. 190/2009 Sb. (novela zákona č. 499/2004 Sb.) o archivnictví a spisové službě a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Pro společnost OZP nebyla evidence přijaté a odeslané pošty v elektronické podobě novinkou, vlivem změny v české legislativě byla nucena začít používat spisovou službu, která těmto novým legislativním požadavkům vyhovuje. Ve výběrovém řízení zvítězila Spisová služba SAFE, která plně odpovídá těmto nárokům, navíc umožňuje bezešvé propojení dokumentů ze spisové služby s již stávajícími workflow procesy.
Úspěšné nasazení systému
Protože se jedná o systém, který přinese změnu do pracovních činností a návyků téměř každého pracovníka, komplikace byly nasnadě. Příprava se vyplatila a po uplynutí 3 měsíců rutinního provozu Spisové služby SAFE je stav projektu zavedení nové spisové služby hodnocen velmi kladně.
Dlouhodobé uchování dokumentů v souladu s OAIS
Před dvaceti lety jsme začali zpracováním ochranných známek Federálního úřadu pro vynálezy a projektem Paměť světa. Dnes dodáváme framework SAFE, který umožňuje zajistit bezpečné dlouhodobé uložení dat a metadat včetně jejich efektivní správy a logické ochrany v souladu s požadavky OAIS.
Jak to všechno začalo 
V roce 1991 se tři technici z Gramofonových závodů dohodli na společném podnikání. Tak vznikla naše první společnost, icome, s. r. o. – partner pro CD-ROM. Nabízeli jsme jako jedni z prvních na trhu CD-ROM mechaniky, tituly a především úžasnou možnost dlouhodobého uložení 600 MB dat na tomto médiu. Zajišťovali jsme nejen uložení, ale i kontrolu médií pro zachování jejich čitelnosti a mezi prvními také fulltextový vyhledávací a prezentační software pro CD-ROM.
První digitalizace
Ješte před zahájením digitalizace rukopisu jsme jako první zakázku realizovali v roce 1992 digitalizaci ochranných známek pro Federální úřad pro vynálezy. I po 20 letech jsou námi naskenované soubory stále čitelné v původním formátu.
Paměť světa
Na jaře 1993 jsme ve spolupráci s Národní knihovnou CR a UNESCO vydali první databázi vybraných ukázek ze vzácných rukopisu na CD-ROM „Pamět světa“. Zároveň jsme se vydali na cestu hledání, jak správně dlouhodobě ukládat digitalizované obrazové soubory a jejich metadata tak, aby byly co nejméně závislé na rychle se vyvíjejících technologiích a formátech. Toto hledání vyvrcholilo návrhem formátu DOBM, který byl v roce 1999 přijat jako doporučení UNESCO pro program Paměť světa.
AiP Safe
Na přelomu minulého tisíciletí nás oslovilo Ministerstvo obrany a získali jsme zakázky od první banky a pojištovny. Přenesli jsme se do komerční a zejména finanční sféry, která patří k vůbec nejnáročnejší kategorii zákazníků. V té době jsme již měli k dispozici druhou verzi předchůdce současného frameworku SAFE.
Framework SAFE
Dnešní SAFE je otevřená stavebnice skládající se ze spolehlivých systémových služeb, jejichž základem je archiv ověřený v produkci na velkých objemech dat. Zároveň umožňuje jednoduché zapojování pluginů dle konkrétní potřeby daného projektu. Vrstva workflow zajištující procesy vznikala postupně a obměňovala se v průbehu let na základě konkrétních zkušeností. Běh
frameworku je kontinuálně logován k zajištění optimálního chodu systému.
OAIS
Model OAIS je soubor obecných doporučení při budování digitálního archivu. Řídí se jimi jak paměťové instituce, tak i banky, pojišťovny a další subjekty, které potřebují dlouhodobě bezpečně ukládat data s jejich metadaty a zajistit jejich citelnost a efektivní dostupnost. Naše implementace OAIS plně odpovídá modelu a prináší další možnosti navíc.
Referenční model podle OAIS
Národní digitální knihovna
Práce na budování Národní digitální knihovny je pro nás logickým vyústěním našich předchozích zkušeností a postavení v oblasti dlouhodobého ukládání dokumentu na domácím trhu. Přes počáteční neduůvěru se nám podařilo navázat konstruktivní spolupráci. V Národní knihovně vznikl nový tým s chutí prezentovat českou invenci a dovednost do světa a ne jen kopírovat jiné. Práce na implementaci pro NDK nyní vrcholí a již brzy ji budeme moci představit odborné veřejnosti.
Rešení SAFE jsou používána ve veřejném i soukromém sektoru
Framework SAFE je používán nejen jako dlouhodobé bezpečné úložiště, ale i jako agendový systém pro správu klientské dokumentace, smluv a objednávek, faktur, ISO dokumentace a dalších typu dokumentu dle potřeb našich zákazníků.
V neposlední řadě dodáváme našim zákazníkům spisovou službu podle národního standardu včetně časových razítek, digitálního podepisování a připojení na informační systém datových schránek.