Konference INFORUM 2008
28. až 30. května 2008 se v Praze uskuteční 14. ročník konference INFORUM, která je zaměřena na elektronické informační zdroje a jejich profesionální využívání ve vědě, výzkumu, vzdělávání a podnikání a jako taková je ojedinělou akcí svého druhu v celé střední a východní Evropě. Konference je pořádána společností Albertina icome Praha <http://www.aip.cz/> a VŠE v Praze <http://www.vse.cz/>.
Pozvání na konferenci přijali Ralph Catts z University of Stirling, James McGinty z Cambridge University Group, Debbi Boden z University of Worcester, Stephanie Krueger (ARTstor) a Patrick Danowski ze Staatsbibliothek zu Berlin. Hlavním partnerem konference je společnost ProQuest.
Cílovou skupinou konference jsou především pracovníci odborných a veřejných knihoven, manažeři, vědečtí a výzkumní pracovníci, vysokoškolští učitelé, specialisté v oblasti ICT, pracovníci veřejné správy, studenti a další zájemci o tuto problematiku.
S nabídkou řešení a služeb v oblasti DMS a ECM, poskytovaných společností AiP Safe, se spolu s prezentací Ing. Mottla, ředitele společnosti, můžete seznámit v sekci pro vystavovatele.
WWW: http://www.inforum.cz <http://www.inforum.cz>
Program: http://www.inforum.cz/program <http://www.inforum.cz/program>
Přihláška: http://www.inforum.cz/registrace <http://www.inforum.cz/registrace>
Při registraci do 7. dubna 2008 platí slevy pro ranní ptáčata.
Digitální značka na PDF dokumentu
Implementovali jsme digitální podpis (resp. digitální značku), čímž svým zákazníkům dále usnadňujeme práci s elektronickými dokumenty v našem DMS systému.
Podepisování PDF dokumentů a e-mailových zpráv pomocí digitální značky umožňuje předávat ověřené digitalizované kopie originálu podobně, jako tomu je u papírových dokumentů označených firemním razítkem. Vytvořili jsme řešení, kdy je prostřednictvím DMS systému podepsán příslušný dokument a vytvořen autentický podpis právnické osoby (firmy, instituce). U takto podepsaných dokumentů a e-mailů lze pak snadno ověřit zdroj a pravost.
Publikováno v IT Systems
V aktuálním dvojčísle IT Systems (leden a únor 2008), periodika pro IT veřejnost, byly publikovány články našeho kolegy Romana Bouchnera pokrývající problematiku dynamických dokumentů a implementace workflow procesů. Nalézt je můžete pod názvy *Dynamické dokumenty* a *Problémy při návrhu a implementaci workflow systémů* na stranách 44 a 49.
V článku věnovanému pracovním procesům se autor zabývá problematikou workflow systémů v kontextu zákaznických implementací. Uvádí mimo jiné konkrétní funkcionality, které vznikají stále častěji na základě přímých požadavků a potřeb klienta a uživatelů DMS, jako je např. propojení procesů s organizační strukturou, dokumenty, právy, automatické přesměrování úkolů, a další.
Druhý článek prezentuje problematiku dynamických dokumentů v návaznosti na využití formátů OpenDocument a Open XML, které vznikly z podobným záměrem a jejichž autory jsou dvě různé skupiny odborníků. Další části článku vás provedou základním použitím dynamických dokumentů v praxi, jejich výhodami a případnými riziky. V závěrečné části autor prezentuje subjektivní prognózu, jakým směrem by se dynamické dokumenty a tyto dva doposud konkurenční formáty univerzálních dokumentů mohly ubírat.
Přednáška z konference INSOURCE 2008
Přednášku Ing. Mottla, uvedenou na konferenci INSOURCE 2008, si můžete stáhnout ze sborníku akce nebo ze sekce Napsali o nás, která rovněž obsahuje další články a prezentace publikované zaměstnanci AiP Safe v médiích a na jiných odborných akcích.
Řešení evidence bytů pro Magistrát hlavního města Prahy
Společnost AiP Safe je spoludodavatelem nového DMS řešení pro evidenci obecních bytů pro Magistrát hlavního města Prahy. Nový projekt byl vytvořen ve spolupráci s firmou Metropolitas s.r.o. na bázi systému SAFE.
Cílem projektu je usnadnění evidence žádostí o pronájem obecních bytových jednotek a pomoc občanům při vyhledání pronájmu jiného vhodného bytu v rámci bytových jednotek v majetku Hlavního města Prahy jako celku.
Systém zajišťuje jednoduchou a přehlednou evidenci uložených informací, na základě níž jsou v systému k dispozici:
přehledy žádostí občanů a všech k nim potřebných informací o nabízených a poptávaných bytech včetně informací o průběhu žádosti;
přehledy návrhů na směny, tj. evidenci vybraných dvojic žádostí občanů, u kterých nabízený byt jedné žádosti zhruba odpovídá poptávanému bytu druhé žádosti.
Na základě evidovaných informací lze v systému sledovat aktuální počet žádostí občanů, počet návrhů směn nebo počet evidovaných bytových jednotek v systému..
Systém je k dispozici referentům MHMP a úřadů jednotlivých městských části v rámci jejich vnitřní sítě.
Evidované informace mohou také sloužit jako podkladová data pro analýzy a predikce dalšího vývoje v této oblasti.
O projektu rovněž informovala Česká televize ve zpravodajské relaci Události v regionech. Záznam z vysílání si lze prohlédnout zde.
Schvalování faktur ve společnosti Mitas, a.s. – DMS řešení v ostrém provozu
Nový projekt oběhu a schvalování dodavatelských faktur byl předán do ostrého provozu. Podařilo se tak ukončit celý projekt dle původního časového harmonogramu . Společnost Mitas, a.s. tedy s novým rokem začala pro přípravu a schvalování faktur využívat DMS systém – SAFE a tím započal postupný proces přechodu z papírových faktur na digitální dokumenty. Přechod na nový DMS systém umožní uživatelům pohodlí zpracování faktur výhradně pomocí svého počítače, bez nutnosti druhotných úkonů.
K hlavním výhodám DMS řešení patří :
Centrální ukládání dat s možností individuálního přístupu přes web, bez ohledu na místo a čas, ve kterém se uživatel nachází (významná úspora nákladů zejména u společnosti s více pobočkami)
On-line sdílení jediné digitální kopie originálu několika uživatelům, zároveň přinese úspory nejen časové, ale ušetří i náklady na další tisky kopií a jejich případnou distribuci cílovým uživatelům.
Integrace s ERP systémem umožní plynulé propojení více informací v jednoduchém webovém formuláři bez nutnosti dalšího přihlašování a vyhledávání.
Zjednodušení přístupu k dokumentům různých typů, včetně jejich příloh, možnost kontroly nad probíhajícím procesem schvalování workflow faktur s možností přístupu k výsledkům o schválení faktury, oboustranná kompatibilita dat se systémy třetí strany a další. To jsou jen základní přínosy bezpečného digitálního dynamického archivování digitalizovaných dokumentů v DMS systému SAFE společností Mitas, a.s.
Konference INSOURCE 2008
5. až 6. února 2008 se v Praze uskuteční první ročník konference INSOURCE, která je zaměřena na elektronické informační zdroje a jejich využití v oblasti obchodu, marketingu, knowledge managementu a competitive intelligence.
Konference je pořádána společností Albertina icome Praha a VŠE v Praze ve spolupráci s Hospodářskou komorou ČR.
Konference se účastní řada domácích i zahraničních odborníků ze soukromého i veřejného sektoru či profesionálních organizací jakými jsou např. Institute for Competitive Intelligence či družení SCIP. Hlavním partnerem konference je společnost Thomson Dialog. Na konferenci vystoupí m.j. Marydee Ojala z USA, Karen Blakeman z Velké Británie, Rainer Michaeli z Německa, Vito Giannella z EC, Lenka Mynářová (Datamar), Dagmar Vránová (EPMA), Peter Ovšanka (Chemosvit), Petr Dudek (Unipetrol) a Katarína Šebejová (Trend Holding).
Cílovou skupinou konference jsou především pracovníci středního managementu v komerční sféře, dále pracovníci marketingu, finančních oddělení, pracovníci zodpovědní za strategii, plánování a controlling, informační a knowledge specialisté, odborníci z vysokých škol, analytici trhu a další.
S nabídkou řešení a služeb v oblasti DMS a ECM, poskytovaných společnosti AiP Safe, se spolu s prezentací Ing. Mottla, ředitele společnosti, můžete seznámit v sekci pro vystavovatele.
WWW: http://www.insource.cz
Program: http://www.insource.cz/program
Přihláška: http://www.insource.cz/registrace
Při registraci do 21. prosince 2007 platí slevy pro ranní ptáčata.
Přivítali jsme nové kolegy
Jsme rádi, že jsme mohli přivítat v našem kolektivu nové kolegy. Součástí našeho realizačního týmu se stali Ing. Jarmila Šterclová na pozici senior konzultanta DMS a Ing. Jan Brož na pozici konzultanta DMS.
Dynamické soubory
Práce s dynamickými soubory přináší revoluční přístup k práci s daty. Tam, kde do současnosti požadavky na zakládání dat do archivního systému přes šablony formátu DOC, ODT, atp. představovaly nutnost širokých znalostí o software třetích stran, nabízí otevřené formáty Open Document a Open XML možnost práce s nezávislou, stabilní, jednoduše konfigurovatelnou šablonou. Z uživatelského hlediska přináší využití dynamického souboru zásadní zjednodušení práce při zakládání nových nebo aktualizaci stávajících dat z/do systému SAFE.
Přenášení dat mezi systémem SAFE a dynamickým souborem je řízeno nastavenými pravidly, která mají úzkou návaznost na uložená data. Těmito daty může být chápáno např. workflow a jeho stavy, související úkoly, unikátní identifikátory, zodpovědné osoby, atd. Při vzniku nebo úpravě údajů prostřednictvím dynamického souboru dochází k vygenerování obsahu a jeho přenesení do dat v šabloně pracovního dokumentu.
Okamžik synchronizace je dán okamžikem získání souboru ze systému nebo při jeho uložení do systému. Při získávání souboru ze systému SAFE dochází k vygenerování obsahu dynamického souboru a naopak při ukládání souboru dochází k parsování (čtení a přenosu) dat ze souboru do vlastností objektu (dokumentu) v DMS systému SAFE.
Nový DMS projekt na Magistrátu hl. města Prahy hlásí „Přechod do rutinního provozu!“
Na Magistrátu hl. m. Prahy byla úspěšně nastartována Databáze sociálních služeb poskytovaných osobám bez přístřeší na území hl. m. Prahy.
Nový projekt, který byl vytvořen ve spolupráci s firmou Metropolitas s.r.o. na bázi systému SAFE, přechází ze zkušebního provozu do rutinního užívání.
Systém je určen neziskovým organizacím, které jsou poskytovateli sociálních služeb, a vybraným uživatelům Odboru sociálních věcí a zdravotnictví ÚMČ Praha 1 a Magistrátu hl. m. Prahy.
Ústřední myšlenkou tohoto DMS řešení je vytvoření centrální evidence údajů, která umožní sdílený přístup ověřených uživatelů ke společně vytvářeným informacím.
K dílčím cílům projektu patří kromě okamžité dostupnosti dat i možnost statistických přehledů. Předpokládá se, že statistické přehledy poslouží jako podklady pro sledování situace v dané sociální oblasti, umožní tvorbu prognóz budoucího vývoje a zpřesní adresnost případných finančních dotací.
Díky zabezpečenému přístupu uživatelů přes webové rozhraní a nástroji pro integraci s aplikacemi třetích stran poskytuje DMS systém SAFE možnost kontinuálního zakládání aktuálních informací a jejich okamžité využívání.
Nové logo a vizuální styl
Od 1. září začínáme používat nové logo a vizuální styl. Naše nové logo zachovává motiv vlnovky, který naši společnost provází již od jejího vzniku v roce 1999. Tento tvar symbolizuje dynamickou a flexibilní společnost a zároveň připomíná plynulý, hladký průchod dokumentů organizací zákazníka v důsledku aplikace našich řešení. Novému logu stále dominuje tmavě modrá barva jako symbol solidnosti, kterou doplňuje oranžovočervená, která symbolizuje energičnost.