2009

Pro 31, 2009 | Novinky

Datové schránky 01.07.2009 zahájení provozu

Zítra 1.07.2009 odstartuje projekt datové schránky ostrý provoz. Zatím podle zákona č. 300/2008 Sb. do systému ISDS budou povinně zapojeny úřady státní správy a firmy (právnické osoby). Úřady mají preferovat komunikaci v elektronické podobě, firmy zase by mohly postupně očekávat informaci o tom, že jim datová schránka byla vytvořena a čeká na svou aktivaci. Datová zpráva by měla nahradit dopisy s pruhy a měla by být považována za doručenou nejpozději za 10 dní od její doručení do datové schránky.

Datové schránky – řešení s přístupem do schránky přes web je za dveřmi
S počátkem letních prázdnin se rozeběhne i systém ISDS pro datové schránky. Zbývá poslední týden do startu systému, který by měl být řešením dosavadní komunikace úřadů státní správy s právnickými a fyzickými osobami. Řešení pro změnu podoby úředních listin. Úřední listiny odesílané občanům v papírové podobě, budou systémem ISDS předávany v běžných digitálních formátech. Systém ISDS přináší do komunikace úřady resp. komunikace úřadů s právnickými a fyzickými osobami (prozatím jen podnikajícími fyzickými osobami) převratnou novinku.
Datové schránky (ISDS) byl testován v prostředí několika státních úřadů a městských částí a nyní čeká na spuštění ostrého provozu. Podle skromných zpráv o výsledcích testovacího provozu systému pro datové schránky, byly prováděné testy systému ISDS úspěšné. Zatím nic nenaznačuje, že by mohlo spuštění systému, který nabízí řešení pro digitalizaci papírové komunikace mezi úřady a občany, bránit.

Datová schránka od prvního července 2009
Co čeká majitele datových schránek po 01/07/2009, kdy začne platit zákon č. 300/2008 Sb. a oficiálně začne fungovat systém ISDS pro datové schránky? Jaká jsou možná řešení pro ukládání datových zpráv doručených do datové schránky a jak bude datová schránka vypadat? Takové otázky a jejich řešení mohou začít trápit všechny držitele datových schránek po 1. červenci 2009. Novopečenými držiteli datových schránek budou především úřady státní správy. Ty by měly mít povinnost používat digitálního kanálu pro komunikaci, kterým jim datová schránka nabízí, vlastně ihned od prvního července 2009. Naopak právnické osoby, budou čekat na doručení přihlašovacích údajů do datové schránky. To by mělo být doručeno běžným doporučeným dopisem nejpozději do 1. října 2009. Těm pak vznikne povinnost přijímat datové zprávy přes datovou schránku až v průběhu následujícíh třech měsíců.

Řešení pro datové schránky
Datová schránka je nástrojem, který řeší přijímání a odesílání datové zprávy (úřední listiny v digitální podobě) není ale řešením pro bezpečné ukládání takových digitální materiálů na další dobu. Jelikož datová schránka veškerou doručenou a přečtenou poštu po 90 dnech od převzetí trvale maže, řešením pro bezpečné uložení datových zpráv být nemůže.
Řešení pro bezpečné uložení datové zprávy poskytuje bezpečné úložiště dokumentů SAFE DS. Trvalé, bezpečně, přehledné, rychlé řešení s možností rozšíření o další moduly z oblasti správy dokumentů pro vaše datové zprávy – SAFE DS. Tradiční řešení v oblasti ukládání dokumentů poskytujeme našim klientům již 10 let.

e-schránka

E-schránka je jen jiný název pro totéž – datová schránka. To, jestli se v českém prostředí bude používat slovo datová schránka nebo tato druhá varianta, složenina s písmene „e“ a slova schránky teprve ukáže čas. E-chránka nebo-li datová schránka nebo také e-box je součástí systému ISDS (informační systém datových schránek), který zastřešuje Ministerstvo vnitra a provozuje Česká pošta, a.s. Systém ISDS je definován zákonem 300/2008 Sb. a jeho hlavním smyslem a účelem je elektronická komunikace úřadů státní moci s občany resp. právnickými subjekty.

E-schránky, datové schránky nebo e-mail s pruhem?

Podle litery zákona se v projektu ISDS hovoří o úložišti pro elektronické úřední listiny jako o datové schránce. Slovo nebo přesněji název datová schránka může pro mnohé být nicneříkajícím termínem a může se lehce stát, že se pro elektronickou schránku na úřední listiny vžije jiný název než datová schránka. Již dnes se objevují alternativní pojmenování pro totéž. Většinou se nejedná o nová slova, ale termíny používané již jinde. Jde o již zmiňované e-schránky nebo e-box, ať již s pomlčkou nebo bez. Do té doby než se s datovými schránkami rozšíří a vžije jejich obecně používaný (nový např. e-mail s pruhem) název bude zřejmě nejužívanější oficiální, zákonem definované pojmenování – datové schránky.

Datová schránka

Datová schránka založení pro občany a firmy
Datová schránka je úložiště pro doručování a odesílání elektronických úředních listin. Úřady mohou přes datovou schránku posílat „doporučené dopisy“ elektronickou formou do jiné datové schránky. Z jistotou je nyní možné tvrdit jediné, pokud je někomu založena datová schránka, je možné, že do ní dříve nebo později budete dostávat úřední listiny v elektronické podobě. Datová schránka bude využívána ke komunikaci s občany, alespoň podle zákona č. 300/2008 Sb. by úřad měl upřednostňovat elektronickou komunikaci před listinnou.

Kdo může datovou schránku používat a kdo si ji může a kdo musí založit
Datová schránka bude založena na základě doručené žádosti o založení, kterou je třeba doručit na Ministerstvo vnitra. Po dobu 15 dnů od doručení přístupových údajů žadateli může být datová schránka aktivována (prvním přihlášením). Pro právnické osoby a úřady státní správy bude založení datové schránky povinné, pro fyzické osoby a podnikající fyzické osoby bude zatím datové schránka a její využívání nepovinné.
Pokud bude úřadu doručená listina v papírové podobě nelze se s úřadem domluvit na preferování komunikace touto formou. Úřad využije možnosti, kterou mu ISDS (informační systém datových schránek) umožňuje a ověří, zda existuje datová schránka na jméno/název odesílatele a pokud ano, navazující komunikaci bude úřad provádět převážně elektronickou formou přes datovou schránku.

ISDS

ISDS – informační systém datových schránek vytvořen k zajištění provozu elektronické komunikace (datové schránky) mezi orgány veřejné moci mezi sebou a mezi orgány veřejné moci a fyzickými / fyzickými podnikajícími nebo právnickými osobami. Systém ISDS je zřízen na základě zákona č. 300/2009 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Správcem systému ISDS je Ministerstvo vnitra ČR jeho provozovatelem je Česká pošta, a.s. Systém ISDS slouží ke komunikaci mezi orgány veřejné moci mezi sebou a mezi fyzickými a právnickými osobami jak prostřednictvím webového prohlížeče (pro jednotlivce), tak prostřednictvím definovaného rozhraní (pro spisové služby a další aplikace třetích stran).

Datová schránka

Datová schránka je součástí ISDS. Datová schránka je prostorem (úložištěm) pro doručování a odesílání datových zpráv mezi zainteresovanými subjekty v systému ISDS.

Novela zákona 499/2004 Sb. ovlivní i datové schránky

Novela zákona 499/2004 znamená pro datové schránky řadu změn. Pokud bude přijata změní se financování datových schránek, dodávání dokumentu atp.

Hybridní spis
Hybridní spis – princip, který nově definuje novela zákona 499/2004 Sb. (novela, která mimo jiné ovlivňuje i zákon č. 300/2008 Sb, tzv. zákon o eGovernmentu, který definuje projekt ISDS – datové schránky). Tuto novelu dne 28.05.2009 schválil po poslanecké sněmovně i senát a novela nyní čeká jen schválení prezidentem. Hybridní spis – jedná se o tzv. smíšený model, který pravděpodobně budou využívat převážně obce. Smíšený model v podobě hybridního spisu přináší novou možnost evidovat v elektronické evidenci elektronické i listinné dokumenty.

 

Zkušební provoz projektu „datové schránky“ v běhu

Datové schránky se přiblížily o další krok k ostrému provozu a jako další fáze se začal realizovat zkušební – pilotní provoz projektu ISDS.

Kvalifikované časové razítko

Popis toho jak je definováno kvalifikované časové razítko, které se budou hojně využívat nejen v projektu datové schránky, který startuje svůj pilotní provoz od 1. července 2009.

eBox

Je ekvivalentním názvem k názvu datové schránky. eBox je názvem pro datové schránky prozatím užívaný spíše v zahraničí než u nás. V našich končinách se název eBox teprve dostává do podvědomí a jako kratší název pro totéž se jistě brzo vžije.

Datové schránky nebo také eBox jako součást projektu eGovernment
eBox nebo chcete-li datové schránky jsou projektem Ministerstva vnitra České republiky a slouží jako elektronické úložiště pro elektronickou komunikaci mezi úřady státní moci mezi sebou a také s právnickými osobami. Od 1. července se chystá spuštění pilotního provozu datové schránky, do kterého by měly být zapojeny orgány státní moci a právnické osoby.

Zkušební provoz datové schránky zahájen

Jak uvedla ÚMČ Praha 13 na svých webových schránkách, zapojila se tato městská část jako první v hlavním městě do pilotního provozu datové schránky k 1. květnu 2009. Od 4. května 2009 začal tak úřad simulovat běžný provoz za využití nového projektu datové schránky v rámci eGovernment.

Datové schránky (ISDS) nový projekt eGovernment
Datové schránky, které jsou novým projektem MVCŘ a jsou realizovány a zastřešeny komplexním projektem eGovernment, se dostávají do další fáze svého vývoje, nyní začíná zapojování vybraných institucí úřední moci do zkušebního provozu datové schránky. Datové schránky podle informací ze stránek ÚMČ Praha 13, byly zapojeny do zkušebního provozu a bylo předvedeno webové rozhraní (ISDS) k práci s datovými schránkami. Dochází tak pravděpodobně k prvnímu reálnému testování rozsáhlého projektu v rámci eGovernmentu, který slouží ke komunikaci mezi úřady (úřady státní moci) nebo mezi právnickými osobami. Těmto institucím vzniká podle zákona 300/2008 Sb. (zákon o eGvernmentu) povinnost zřídit si do 90 dní (od 1.července 2009) datovou schránku a tak začít komunikovat s prostřednictvím své datové schránky.

Vidimace

Vidimace je úřední ověření skutečnosti, že se kopie listiny shoduje s originálem listiny. Vidimovaný dokument je kopie listiny, která se shoduje s předloženou listinou. Vidimací se nepotvrzuje pravdivost nebo správnost údajů na vidimované listině. Vidimace se provádí na žádost a poplatek za provedenou vidimaci hradí žadatel.

Vidimovaný dokument – kdo může vytvářet
Úkon vidimace nejen v projektu datové schránky mohou provádět úřady a kontaktní místa s oprávněním provádět vidimaci.

Zákonné úpravy:

  • Zákon č. 352/1992 Sb., notářský řád
  • Zákon č. 21/2006 Sb. o ověřování
  • Vyhláška Ministerstva dopravy a spojů č. 272/2000 Sb.

eGovernment

Je termín užívaný pro využití informačních a komunikačních technologií ve smyslu zdokonalení služeb občanům. Jedná se především o komunikaci s veřejností pomocí nástrojů moderních technologií, které poskytuje např. Internet nebo mobilní telefony (SMS, Bluetooth, apod). Obecně řečeno, jedná se o využití moderních technologií ve vztahu úřad a občan (nejde o využití jen dvou výše zmíněných kanálů, ty jsou momentálně asi nejvíce aktuální).

eGovernment a zákon č.300/2008 Sb.
V České republice je jednou z dominantních norem, která určuje fungování eGovernmentu zákon č.300/2008 Sb., tvz zákon o eGovernmentu. Jeho součástí je i zavádění projektu datové schránky, které jsou asi nejrozsáhlejším projektem eGovernmentu za poslední dobu.

eGovernment – datové schránky
Datové schránky jsou zaváděny od 1. července 2009 a k tomuto datu budou povinné pro právnické osoby a orgány veřejné moci. Zákon č.300/2008 Sb. definuje systém a pravidla fungování datových schránek v komunikaci orgánů veřejné správy a občany.

Orgány veřejné moci

Orgány veřejné moci v projektu datové schránky definuje zákon č.300/2008 Sb. Jednotlivé orgány veřejné moci jsou vstátní institutce a úřady, které jsou veřenosti známé spíše jako úřady veřejné nebo státní správy (zdravotní pojišťovny a komory).

Orgány veřejné moci dle zákona č.300/2008 Sb.
Orgány veřejné moci jak je definuje zákon č.300/2008 Sb. v §1

  • státní orgány
  • orgány územně samosprávných celků
  • Pozemkový fond České republiky a jinýé státní fondy
  • zdravotní pojišťovny
  • Český rozhlas
  • Česká televize
  • komory notářů a soudních exekutorů

Konverze dokumentů

Co je konverze dokumentů
Konverze dokumentů je převedení listinného dokumentu do podoby, která je obsažena v datové zprávě nebo naopak převedení dokumentu z datové zprávy do listinné podoby. Dokument, který převedením vznikl má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu.

Jak konverze dokumentů probíhá a kdo ji provádí
Při konverzi dokumentů z datové schránky musí dojít k ověření shody dokumentů a připojení ověřovací doložky, která shodu potvrzuje. Samotnou konverzi dokumentů provádí kontaktní místa veřejné správy (upravuje zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy) a orgány státní moci.

V projektu datové schránky definuje konverzi dokumentů zákon – ke stažení zde -> č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů v §:

§22 Konverze
§23 Subjekty provádějící konverzi
§24 Postup při provádění konverze
§25 Ověřovací doložka
§26 Evidence provedených konverzí

Elektronická značka

Elektronická značka je určitou obdobou elektronického podpisu a může mít stejný účinek a stejné vlastnosti vůči podepisovaným datovým zprávám jako má zaručený elektronický podpis. Hlavní rozdíl lze spatřovat v tom, že elektronickou značku budou používat nejen fyzické osoby, ale právnické osoby a i orgány státní moci k označení datové zprávy v projektu ISDS datové schránky.

Elektronická značka a elektronický podpis
Do současnosti je elektronický podpis založen na kvalifikovaném certifikátu spojen výhradně s fyzickou osobou. Tato osoba certifikát získává a je i odpovědná za kontrolu podepisovaného dokumentu. Automatický prostředek, žádnou kontrolu provádět nemůže a není možné takové označení nazývat elektronickým podpisem, novela zákona pro takové označení definuje nový termín „elektronická značka“

Zákon o elektronickém podpisu
Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a jeho novela 2005/444 Sb. zavádí zcela nový pojem „Elektronická značka“ a „označující osoba“, kterou může být buď fyzická nebo právnická osoba nebo organizační složka orgánů státní moci, která má v držení nástroj pro vytváření elektronických značek a označuje datovou zprávu elektronickou značkou.

Datové schránky (ISDS) – Memorandum o spolupráci MV ČR a výrobců SS

AiP Safe v rámci projektu datové schránky přistoupila k „Memorandu o spolupráci mezi MV ČR a zástupci společností zabývající se výrobou a vývojem spisových služeb při přípravě technické části prováděcí vyhlášky k zákonu č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, z hlediska propojení datových schránek a spisových služeb.“

ISDS a spisová služba
V průběhu vývoje projektu ISDS (datové schránky) vznikl na základě dohody mezi MV ČR (zodpovědné za projekt datové schránky) a vybranými výrobci a dodavateli spisových služeb dokument „Návrh funkcí WS pro komunikaci mezi ISDS a SS“, který by měl být základem pro další návrh komunikace systémů spisové služby se systémem ISDS (datové schránky).

Datová zpráva
Výklad pojmu datová zpráva ve vztahu k projektu datové schránky podle §19 zákona č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

§19
Datová zpráva jsou dokumenty orgánů státní moci doručované prostřednictvím datové schránky a úkony prováděné vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky mají formu datové zprávy.
Je-li dokument nebo úkon určen do vlastních rukou adresáta, vyznačí tuto skutečnost odesilatel v datové zprávě.

Datové schránky jdou od 1. května do zkušebního provoz

Datové schránky jdou za měsíc do zkušebního provozu. Od 1. dudna 2009 zbývá jeden měsíc do spuštění testovacího provozu datových schránek a od 1. května 2009 bude spuštěn pilotní provoz datových schránek s vybranými úřady.

Konference INFORUM 2009

27. až 29. května 2009 se v Praze uskuteční 15. ročník konference INFORUM, která je zaměřena na elektronické informační zdroje a jejich profesionální využívání ve vědě, výzkumu, vzdělávání a podnikání a jako taková je ojedinělou akcí svého druhu v celé střední a východní Evropě. Konference je pořádána společností Albertina icome Praha (http://www.aip.cz/) a VŠE v Praze (http://www.vse.cz/).

Pozvání na konferenci letos přijali Herbert Van De Sompel z Los Alamos National Laboratory, David Bawden z London City University a Carol Tenopir z University of Tennessee.

Cílovou skupinou konference jsou především pracovníci odborných a veřejných knihoven, manažeři, vědečtí a výzkumní pracovníci, vysokoškolští učitelé, specialisté v oblasti ICT, pracovníci veřejné správy, studenti a další zájemci o tuto problematiku.

S nabídkou řešení a služeb v oblasti DMS a ECM, poskytovaných společností AiP Safe, se spolu s prezentací Ing. Mottla, ředitele společnosti, můžete seznámit v sekci pro vystavovatele.

WWW: http://www.inforum.cz

Program: http://www.inforum.cz/program

Přihláška: http://www.inforum.cz/registrace

Při registraci do 6. dubna 2009 platí slevy pro ranní ptáčata.

Datové schránky – dokument management systém je trvalým řešením pro vaše důležité datové zprávy

Datové schránky – Acta Safe – řešení pro advokátní kanceláře
Datové schránky – státním institucím a právnickým osobám zakládá nový zákon č.300/2008 Sb. (Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) od začátku července roku 2009 povinnost komunikovat i v elektronické podobě. Tímto zákonem, který je někdy nazýván prostě zákonem eGovernmentu, vznikne některým subjektům povinnost přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou namísto papírových doporučených dopisů. Za tímto účelem byl zřízen Ministerstvem vnitra ISDS (Informační systém provozu datových schránek), o kterém se mezi veřejností hovoří jako o projektu datové schránky.

K čemu by měl ISDS sloužit a jak budou elektronické dokumenty vypadat?
Datové schránky (ISDS) budou sloužit k příjímání a odesílání úředních dokumentů v elektronické podobě. Datové schránky po přihlášení zobrazí doručené datové zprávy a všechny nové označí jako doručené (podobně jako doručený doporučený dopis). Datové schránky budou také sloužit k odesílání nových datových zpráv organizacím státní moci. Datové zprávy, označeny datovou značkou, mohou nahrazovat doposud používané klasické doporučené papírové písemnosti. Pro lepší orientaci v oblasti datových schránek využijte slovník pojmů, který nové pojmy v oblasti datových schránek vysvětluje.

Subjekty, kterých se používání datových schránek bude týkat:

  • Orgány státní moci
  • Právnické osoby
  • Orgány definované v § 15 a 16 zák. např.:
    zdravotní pojišťovny
    advokáti
    notáři
    daňoví poradci
  • Fyzické osoby/občané (nepovinně)

Při manipulaci s elektronickými dokumenty těmto subjektům pravděpodobně vzniknou nové povinnosti spojené s ukládáním některých elektronických dokumentů (archivační/skartační lhůty vztahující se na dokumenty) po dobu roku až po desítky let.

Datové schránky a okolní informační systémy

Co bude třeba ve vztahu k elektronickým dokumentům řešit

  • hlídání termínů
  • evidenci dokumentů
  • rozdělování dokumentů
  • oběh dokumentů
  • vyřizování dokumentů
  • vyhotovování dokumentů
  • podepisování dokumentů a užívání datových značek
  • odesílání dokumentů
  • ukládání dokumentů

Evidenci, ukládání, oběh datových zpráv mohou subjekty vyřešit různými způsoby

Datové schránky a podnikatelé (právnické a fyzické osoby) – bezpečné ukládání a oběh elektronických dokumentů
Datové schránky budou pro podnikatele znamenat zcela nový přístup k úředním listinám, které dosud byly doručovány doporučeně nebo s dodejkou. Půjde především o formát dokumentu a přístup k nakládání s elektronickým dokumentem. Papírový, listinný dokument bude nahrazen elektronickým dokumentem. Aktuálně uvažuje Ministerstvo vnitra o souborech formátu pdf, png nebo tif. Pro soubor doručený do datové schránky se používá termín „datové zpráva“. Datové schránky budou přístupné přes webové rozhraní, přes které má být možné datové zprávy prohlížet, číst, kontrolovat doručení, stahovat a jejich obsah ukládat (viz Ilustrace 1 – Datové schránky a informační systémy …). Protože ukládání doručených úředních listin pro pozdější použíti je někdy nezbytné, budou subjekty, které používají datové schránky hledat bezpečný a spolehlivý způsob ukládání a vyhledávání obsahu důležitých datových zpráv. Hlavním důvodem je, že datové zprávy budou vždy po uplynutí 90 dní od přihlášení do datové schránky z datové schránky smazány.

Datové zprávy nebo doporučený dopis – víte co je fikce doručení?
Pro datovou zprávu platí, podobně jako u listovních zásilek, fikce doručení ve lhůtě 10 dní. Pokud se podnikatel nepřihlásí do datové schránky po dobu 10 dní od doručení datové zprávy, je taková datová zpráva automaticky považována za doručenou. V případě nevyzvednutí datové zprávy z důvodu nějaké překážky, lze požádat ve lhůtě 15 dní od překážky, která bránila vyzvednutí o prominutí úkonu.

Datová schránka
Datová schránka je součástí systému datových schránek a slouží k nakádání s datovými zprávami. Jako základní nástroj komunikace mezi úřady státní správy a právnickými a fyzickými subjekty je datová schránka využívána především pro doručování úředních listin v digitální podobě. Pro vstup do datové schránky je třeba podat žádost, na základě které bude subjektu nebo osobě datová schránka vytvořena. Po prvním přihlášení je datová schránka aktivní a osoby mohou do datové schránky začít příjímat datové zprávy ze strany úřadů státní zprávy.

Datové schránky neumožní dlouhodobé povinné ukládání příchozích zpráv
Datové schránky slouží k doručování a odesílání datových zpráv, dále ke čtení datových zpráv a také jako nástroj, který ověřuje doručení datové zprávy do jiné datové schránky. Ačkoliv by se na první pohled mohlo zdát, nejedná se o klasický e-mail se všemi jeho funkcemi. Datové schránky poskytují jen část funkcí klasického e-mailu, rozhodně si například podnikatelé ani orgány státní moci datové zprávy ve své datové schránce nemohou dlouhodobě uchovávat. Důvodem je, jak zmíněno výše, že datové zprávy jsou po určité době ze schránky odstraněny.

SAFE DS – bezpečný nástroj pro nakládání
s datovými zprávami
SAFE DS je nadstavbou nad Informačním systémem datových schránek a slouží pro trvalé, bezpečné uložení a zpracování datových zpráv. Obsah datové zprávy může být úřední listina v elektronické podobě. Na některé úřední listiny se ze zákona vztahují archivační a skartační lhůty a bude jej třeba dodržet i u dokumentů v elektronickém formátu. SAFE DS poskytuje prostředí pro dlouhodobé bezpečné ukládání a vyřizování elektronických dokumentů. Podporuje řízené předávání dokumentů pracovníkům a především hlídá dodržování lhůt (lhůty na vyřízení přijaté datové zprávy a zpracování odpovědi) stanovených orgánem státní moci. Jednoduše se vyhnete zmeškaným lhůtám díky včasnému upozornění na blížící se termín, který Vám SAFE DS zašle do e-mailové schránky. Sdílení jednoho dokumentu vybraným pracovníkům ušetří čas na vyřízení jedné listiny v řádech hodin. Uložení elektronického dokumentu na bezpečném místě bez rizika ztráty a prodlení – to je systém pro bezpečnou správu dokumentů SAFE DS.

SAFE DS a spisová služba
Součástí portfolia AiP Safe je vlastní modul spisové služby (viz reference evidence příchozí a odchozí pošty) s plnou integrací s ISDS a zároveň modul SAFE DS, který umožňuje procesní zpracování dokumentů a jejich bezpečné uložení. SAFE DS zároveň disponuje i rozhraním pro napojení na stávající spisové služby organizace. Rozhraní pro komunikaci se spisovou službou klienta umožní předání uložené datové zprávy do spisové služby resp. příchozí a odchozí pošty. Modul SAFE DS umožní datové zprávy vyhledat, zobrazit, procesně zabezpečit vypracování odpovědi, dále předávat nebo exportovat pro účely poskytnutí uložených datových zpráv dalším aplikacím.

Datové schránky – bezpečné řešení životního cyklu datové zprávy SAFE DS

Datové zprávy – archivace a oběh elektronických dokumentů v organizacích státní moci
Organizace státní správy a samosprávy by měly být vybaveny systémem elektronické a spisové služby, který zajišťuje evidenci písemností. Tyto organizace propojí své systémy s ISDS a přes komunikační rozhraní se napojí na datové schránky. Datové zprávy se budou automaticky přesouvat do spisové služby, kde je lze rozdělovat pracovníkům. Do systému ISDS lze datové zprávy i odesílat právě z ESAS (Elektronická spisová a archivační služba AiP Safe) a celou problematiku řešit jen v elektronické podobě.

Dokument management systém – archiv pro datové zprávy

Dokument management systém SAFE podporuje integraci s projektem datové schránky odesílání a příjímání datové zprávy, který je součástí projektu eGovernment (prováděcí vyhláška k zákonu č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů).

Dokument management nástroj kontroly inspekce SZPI

Dokument management systém provádí automatické vyhledávání webových stránek na internetu podle uživatelsky nastavených pravidel. Filtrovaný obsah následně ukládá a zapojuje do kontrolních procesů v rámci nastaveného workflow (pracovního postupu) SZPI.