Pro firmy

Digitální archiv a workflow

Naše řešení vám pomohou s efektivní správou digitálních dokumentů – optimalizují jejich oběh v organizaci, zajistí okamžité zpřístupnění a dlouhodobě bezpečné uložení.

S čím vám naše řešení pomohou?

Naše řešení vám mohou být nasazena jednotlivě nebo být vzájemně integrována. Pomohou vám se správou následujících agend:

i

Smlouvy

Řešení pokrývá správu smluvních dokumentů a zajišťuje řízení jednotlivých fází jejich životního cyklu dle interních procesů (workflow) organizace včetně dlouhodobé archivace.

Přijatá a odeslaná pošta

Řešení zajišťuje správu faktur a řízení jejich schvalovacího procesu. Umožňuje další zpracování dle interních procesů organizace spolu s dlouhodobou archivaci dokumentů (digitální archiv).

n

Projekty

Řešení je zaměřeno na správu řídící dokumentace (směrnic, pracovních norem apod.) vzniklé na základě interních nebo vnějších předpisů (např. ISO normy). Zajišťuje sledování platnosti, řízení revizí dokumentů a centralizované zpřístupnění jejich platných verzí.

E-maily

Řešení se zaměřuje na uložení e-mailových zpráv importovaných ze serveru MS Exchange nebo prostřednictvím protokolu POP3 a jejich další zpracování.

Řešení na míru

Každé řešení vytváříme na míru – úpravou stávajících agend, jejich integrací a úpravou funkčnosti. Realizujeme rovněž vývoj zcela nových řešení dle požadavků zákazníka.

Digitalizace dokumentů

Systém pro podporu digitalizace SAFE optimalizuje veškeré procedury v digitalizačním workflow, šetří čas a náklady.

Adresář kontaktů

Adresář kontaktů pokrývá evidenci kontaktních údajů na interní i externí subjekty. Umožňuje vytvářet vzájemné vazby mezi jednotlivými prvky a rovněž např. odrážet organizační strukturu. Data lze rovněž integroat do rozsáhlejších řešení pokrývajících správu dokumentů napříč podnikem

b

Faktury

Řešení zajišťuje správu faktur a řízení jejich schvalovacího procesu. Umožňuje další zpracování dle interních procesů organizace spolu s dlouhodobou archivaci dokumentů (digitální archiv).

Z

Řídící dokumentace (ISO)

Řešení je zaměřeno na správu řídící dokumentace (směrnic, pracovních norem apod.) vzniklé na základě interních nebo vnějších předpisů (např. ISO normy). Zajišťuje sledování platnosti, řízení revizí dokumentů a centralizované zpřístupnění jejich platných verzí.

Helpdesk

Aplikace rozšiřuje Projektovou kancelář a umožňuje evidovat hlášení, dokumenty a veškerou komunikaci mezi dodavatelem a zákazníkem v servisní fázi projektu.

l

Zápisy z porad

Řešení pomáhá zjednodušit a zpřehlednit evidenci pravidelných porad a zápisů. Zajišťuje správu úkolů a všech souvisejících dokumentů.

Datové schránky

SAFE Datové schránky je nadstavbové řešení, které vám pomůže se vstupním uložením a zpracováním datových zpráv do systému pro správu dokumentů.

A

Workflow

Implementace workflow je vhodná všude tam, kde je třeba řídit procesy související se zpracováním a oběhem dokumentů a současně zachovat příslušný administrativní, organizační nebo technologický postup.

8 důvodů pro nasazení našich řešení

  • Zajištění efektivní a centralizované správy dokumentů v digitální podobě.
  • Bezpečné a dlouhodobé uložení (digitální archív).
  • Automatizace procesů spojených se zpracováním dokumentů.
  • Zpřehlednění a sjednocení zpracování vašich dokumentových agend.
  • Rychlé nalezení požadovaného dokumentu.
  • Vzájemná integrace řešení.
  • Správa dokumentů napříč organizací.
  • Integrace se stávajícími systémy organizace.
Kontaktujte nás