Implementace datových schránek pro skupinu AXA

Implementace konektoru datových schránek na bázi systému SAFE usnadnila skupině AXA komunikaci s orgány státní moci.

Související řešení
SAFE datové schránky

Profil klienta

Skupina AXA patří mezi významné světové finanční instituce. Je předním poskytovatelem životního pojištění, penzijního připojištění, pojištění bydlení a motorových vozidel, investičních a bankovních služeb. Na českém trhu působí již 15 let a má více než 2000 zaměstnanců a finančních poradců. Své služby poskytuje téměř 700 000 klientům v 90 regionálních a obchodních místech.

Výchozí situace

Od 1. listopadu 2009 jsou veškeré právnické osoby povinny přijímat korespondenci od orgánů veřejné moci prostřednictvím systému ISDS. Odpovědi na doručené zprávy však mohou podávat v libovolné formě – jak skrze systém ISDS, tak i v tradiční papírové formě.

Jednotlivé členské společnosti skupiny AXA se ocitly v situaci, kdy musely začít řešit, jakým způsobem budou zprávy z datových schránek přijímat a dále je zpracovávat.

Řešení

Při výběru konektorů pro datové schránky musela AXA zohlednit nejen potřeby vyplývající z její praxe, ale rovněž stávající informační infrastrukturu. Na základě dřívější úspěšné spolupráce se zástupci skupiny AXA obrátili na společnost AiP Safe, která v minulosti dodala řešení pro správu klientské dokumentace, schvalování faktur a smluv, workflow provizí a IT listů postavené na systému SAFE.

AXA potřebovala řešení, které by zajistilo především tyto klíčové požadavky:

  • stažení datových zpráv a jejich dlouhodobé uložení
  • distribuce datových zpráv v rámci organizace
  • vytvoření a odeslání odpovědi na datovou zprávu
  • návaznost na stávající agendy implementované v systému SAFE

Řešení bylo postaveno na systému SAFE, který je již ve skupině AXA několik let používán a modulu SAFE datové schránky. Díky tomu si zaměstnanci nemuseli zvykat na nové prostředí, což značně přispělo k hladkému průběhu celého projektu.

Systém je provozován jako intranetová aplikace a je dostupný odkudkoliv všem zaměstnancům skupiny AXA za předpokladu, že se mohou přihlásit do vnitřní sítě.

Datové zprávy jsou v pravidelném intervalu stahovány z příslušných datových schránek skupiny AXA a ukládány do systému. Všechny zprávy jsou dostupné centrálně a pracovníci podatelny se tak nemusí přihlašovat do každé schránky zvlášť. Rovněž je zajištěno dlouhodobé uložení zpráv i poté, co jsou po 90 dnech ze schránky odstraněny.

Pracovníci podatelny nové zprávy průběžně kontrolují a předávají je jednotlivým adresátům. Ti na předanou zprávu mohou odpovědět, označit ji za vyřízenou nebo její obsah zaevidovat jako příslušný typ dokumentu používaný v některé z již implementovaných agend. Při odpovědi mohou vybrat jednu z několika datových schránek člena skupiny AXA, za něhož zprávu odesílají.
Kromě trvalého uložení je rovněž evidováno nakládání se zprávami. V případě potřeby lze tedy zpětně dohledat, kdo se zprávou pracoval a jak.

O správu kontaktů se stará integrovaný adresář. Do něj jsou při stažení zprávy automaticky uloženy údaje o všech doposud neevidovaných schránkách odesílatelů.

Přínosy

Skupina AXA získala řešení, které ji usnadňuje zpracování datových zpráv a komunikaci s orgány statní moci, a současně vytváří solidní základ pro další možná rozšíření v budoucnosti.

  • Automatické stahování datových zpráv
  • Dlouhodobé uložení zpráv v sytému SAFE i po jejich odstraněních ze schránky a možnost jejich zpětného vyhledávání
  • Zpracování datových zpráv standardními prostředky systému pro správu dokumentů
  • Jednoduchá a rychlá distribuce zpráv v rámci organizace
  • Integrace do stávající instalace systému SAFE