Elektronické úložiště dokumentů jako podpora chodu organizace

Systém DMS umožňuje ÚLZ evidovat a schvalovat dokumenty používané při kontrole nabývání majetku, provedení prací a nákupu služeb a kontrolu při správě veřejných příjmů.

Profil klienta

Ústav leteckého zdravotnictví v Praze je diagnostické, léčebné, posudkové a výcvikové zařízení s celostátní působností pro civilní a vojenský létající personál s možností poskytování řady vysoce specifických výkonů. Jedná se především o tyto výkony:

• vstupní a pravidelná vyšetření příslušníků leteckého personálu, příslušníků řízení letového provozu a osob vykonávajících činnost ve specifických profesích
• léčebná a posudková činnost u vojenského a civilního leteckého personálu, výsadkářů, potápěčů a příslušníků řízení letového provozu

Výchozí situace

Podobně jako řada dalších organizací zřizovaných státem musí ÚLZ dokladovat hospodaření s majetkem a finančními prostředky – ať již se jedná o jejich vynaložení nebo nabytí. Pro tyto potřeby není dostačující pouze pokladní či účetní doklad. Každý výdaj či nabytí prostředků prochází samostatným schvalováním na několika úrovních organizace, v jehož průběhu vzniká řada dokumentů evidujících žádosti a přijatá rozhodnutí. Ty jsou použity jako podklad pro pravidelnou finanční kontrolu.

Řešení

ÚLZ potřeboval systém, jehož prostřednictvím by mohl přehledně evidovat a schvalovat dokumenty pro kontrolu nabývání majetku, provedení prací a nákupu služeb a kontrolu při správě veřejných příjmů. A to vše v návaznosti na účetní doklady. Nezbytným předpokladem byla rovněž integrace se systémem SAP, ve kterém jsou účtovány faktury.

Ve spolupráci s dodavatelem stanovili zástupci ÚLZ několik klíčových bodů, jichž by nasazením systému mělo být dosaženo:

• Správa obou agend v elektronické podobě, která zjednoduší přístup k dokumentům
• Zrychlení oběhu dokumentů a vyloučení jejich ztráty či poškození
• Operativnost při zpracování dokumentů

Řešení bylo postaveno jako webová aplikace na platformě SAFE, která je centrálně přístupná zaměstnancům organizace. V první části projektu byly implementovány procesy pro zpracování kontrol příjmů a výdajů. V další fázi byl pak celý systém doplněn o integraci se systémem ISDS, jehož prostřednictvím lze od roku 2010 přijímat nebo odesílat faktury.

Převod obou procesů do elektronické podoby umožnil pracovníkům organizace jednoduše evidovat a zpracovávat všechny důležité dokumenty, včetně řízení jejich oběhu. Tím byla zajištěna hladká návaznost jednotlivých pracovních kroků s jednoznačně daným výstupem.

Vytváření a správa dokumentů probíhá v systému SAFE včetně kontroly a schvalování faktur, které jsou však již účtovány v systému SAP. Oba systémy byly integrovány tak, aby při pravidelné finanční kontrole bylo možné z dokladu v systému SAP přejít do systému SAFE a zobrazit si relevantní dokumenty vztahující se ke kontrole výdajů či příjmů.